Hvornår giver det mening at outsource sin bogføring?

Bogføring starter ofte som en opgave, man selv kan håndtere. Måske bliver bilagene bogført en gang om ugen, fakturaerne sendt, når der er tid, og banken afstemt sidst på måneden.

Men efterhånden som virksomheden vokser, vokser økonomiadministrationen som regel med.

Flere kunder giver flere fakturaer. Flere leverandører giver flere bilag og betalinger. Måske kommer der medarbejdere, løn, udlæg, firmakort og mere rapportering.

På et tidspunkt bliver spørgsmålet derfor ikke længere, om virksomheden selv kan klare bogføringen, men om tiden bliver brugt bedst muligt.

Her kan outsourcing af bogføringen være en løsning.

Hvad betyder det at outsource bogføringen?

At outsource bogføringen betyder grundlæggende, at en ekstern bogholder overtager hele eller dele af virksomhedens løbende økonomiadministration.

Det kan blandt andet være:

• løbende bogføring og afstemning
• håndtering af leverandørfakturaer
• betalinger
• debitor- og kreditorstyring
• moms
• fakturering
• løn
• økonomirapportering
• klargøring af materiale til årsafslutning og revisor

Det behøver altså ikke være alt eller intet.

Nogle virksomheder har brug for, at en ekstern bogholder overtager stort set hele den daglige økonomifunktion. Andre ønsker primært hjælp til de områder, der tager mest tid internt.

5 tegn på at det kan være tid til at outsource bogføringen

1. Bogføringen bliver skubbet foran andre opgaver

Hvis økonomiopgaverne konsekvent bliver lavet om aftenen, op til momsfristen eller når bunken er blevet stor nok, er det ofte et tegn på, at virksomheden er vokset fra den nuværende løsning.

Bogføring giver mest værdi, når den er ajour – ikke når den først bliver opdateret flere uger senere.

2. Du bruger tid på økonomi, som burde bruges på virksomheden

For en virksomhedsejer kan nogle timer om ugen hurtigt blive til mange timer på et år.

Hvis tiden kunne bruges bedre på kunder, salg, medarbejdere eller udvikling af virksomheden, kan en ekstern bogholder være en bedre anvendelse af ressourcerne.

3. Virksomheden er blevet mere kompleks

Flere medarbejdere, flere bankkonti, firmakort, leverandører, løn og forskellige betalingsløsninger betyder ofte, at økonomiadministrationen bliver væsentligt mere omfattende.

Her handler det ikke kun om at registrere bilag. Det handler også om at skabe struktur i hele økonomiprocessen.

4. Du mangler løbende overblik over økonomien

Hvis regnskabet først bliver opdateret op til moms eller årsafslutning, bliver det svært at bruge tallene aktivt.

Med løbende bogføring kan ledelsen i stedet få et mere aktuelt billede af blandt andet omsætning, omkostninger, debitorer og likviditet.

5. Du har brug for hjælp – men ikke en fuldtidsansat

Der findes et stort område mellem at klare økonomien selv og at ansætte en bogholder på fuld tid.

For mange virksomheder kan en ekstern bogholder derfor fungere som en fleksibel økonomipartner, hvor virksomheden får den hjælp, den har behov for, uden at oprette en intern fuldtidsstilling.

Fordelen ved en ekstern bogholder

En af de største fordele er fleksibiliteten.

Virksomheden kan aftale præcis, hvilke opgaver der skal håndteres eksternt, og hvilke der fortsat skal ligge internt.

Samtidig kan en erfaren bogholder ofte se muligheder for at gøre arbejdsgangene mere effektive.

Det kan eksempelvis være gennem bedre brug af e-conomic, digitale bilagsflows, firmakort, automatiserede betalinger og integrationer til andre økonomisystemer.

Målet bør ikke kun være at få bogført bilagene.

Målet bør være at skabe en økonomiproces, der kræver så lidt unødvendigt manuelt arbejde som muligt og samtidig giver virksomheden et bedre økonomisk overblik.

Digital bogføring gør outsourcing lettere

Tidligere kunne ekstern bogføring betyde mapper med bilag, der skulle afleveres fysisk hos bogholderen.

Sådan behøver det ikke fungere i dag.

Med eksempelvis e-conomic og digitale løsninger til bilag, betalinger og udgifter kan virksomheden og bogholderen arbejde i det samme setup.

Netaccounting arbejder blandt andet med e-conomic samt løsninger som Pleo og Corpay, når de passer til virksomhedens behov.

Det betyder, at den eksterne bogholder kan blive en integreret del af økonomiarbejdet, selvom arbejdet foregår digitalt.

Hvad koster det at outsource bogføringen?

Prisen afhænger især af virksomhedens størrelse, antal transaktioner, kompleksiteten i økonomien og hvilke opgaver, der skal overtages.

Hos Netaccounting starter de fleste løbende samarbejder omkring 5.000 kr. pr. måned, afhængigt af virksomhedens behov og opgavernes omfang.

For virksomheder med meget begrænset behov enkelte gange om året vil en løbende løsning derfor ikke nødvendigvis være den rigtige.

Til gengæld kan outsourcing være særligt interessant for virksomheder, hvor bogføring og økonomiadministration allerede kræver flere timers arbejde løbende.

Skal virksomheden outsource hele bogføringen?

Ikke nødvendigvis.

En god løsning tager udgangspunkt i den enkelte virksomhed.

Nogle virksomheder ønsker hjælp med hele den løbende bogføring. Andre beholder eksempelvis fakturering internt og får hjælp til bogføring, betalinger, moms, løn og afstemninger.

Det vigtigste er, at ansvarsfordelingen er tydelig, og at økonomiarbejdet bliver en fast og velfungerende proces.

Overvejer du at outsource bogføringen?

Hvis økonomiadministrationen efterhånden fylder mere, end den burde, kan det være værd at se på, hvilke opgaver der med fordel kan flyttes ud af virksomheden.

Netaccounting hjælper virksomheder med løbende bogføring, økonomiadministration og digitale arbejdsgange – blandt andet i e-conomic.

Tag en uforpligtende snak med Netaccounting om jeres nuværende setup og se, om en ekstern løsning giver mening for virksomheden.